Rencana Program Kerja Sekretaris HMDA Sadhata 2011

RENCAN KERJA SEKERTARIS

            3.1       VISI DAN MISI SEKERTARIS

ü         VISI

Mewujudkan sistem yang terkoordinasi dalam hal korespondensi dan administrasi sesuai dengan standarisasi yang ada dalam Kepengurusan Himpunan Mahasiswa DIII Desain Arsitektur 2011.

ü MISI

1.       Pengelolaan dan pemiliharaan inventarisasi kesekretariatan

2.       Koordinasi dan sosialisasi secara korespondensi dengan departemen.

3.       Pengarsipan sistem administrasi

3.2         PROFIL SEKERTARIS

Sekretaris I         :

Sugesti

L0B009015

Sekretaris II        :

          Febi Ghoniyu Naafi’ah

          21020110060028

           3.3           RANCANGAN PROGRAM KERJA SEKERTARIS

I.              Penyusunan Program Kerja HMDA

              Deskripsi Kegiatan

             

Tujuan Kegiatan

Mendata dan menyusun program kerja semua departemen HMDA 2011.

Pelaksanaan Kegiatan

Awal kepengurusan

Bentuk Kegiatan

Penyusunan program kerja semua departemen HMDA 2011

Anggaran Dana

Rp 10.000,00

Penanggung Jawab

Sekretaris I : Sugesti

Parameter Keberhasilan

1.       Program kerja semua departemen HMDA 2011 telah diajukan pada Pembina HMDA dan Ketua Jurusan.

2.       Program kerja terdata dan tersusun rapi.

II.            Pembuatan Data base Pengurus

Tujuan Kegiatan

Mendata seluruh pengurus HMDA 2011

Pelaksanaan Kegiatan

April 2011

Bentuk Kegiatan

Pengisian form data base dan pengumpulan foto pengurus HMDA 2011.

Anggaran Dana

Rp 80.000,00

Penanggung Jawab Kegiatan

Sekretaris II : Febi Ghoniyu Naafi’ah

Parameter Keberhasilan

Profil pengurus HMDA 2011 terdata secara rapi.

III.          Menyusun dan mensosialisasikan Standard Operation Procedure

Tujuan Kegiatan

Standarisasi operasional berkorespondensi dalam organisasi.

Pelaksanaan Kegiatan

Setelah pertemuan sekretaris Himpunan dan sekretaris BEM dan kegiatan TLMT.

Bentuk Kegiatan

Menyusun standarisasi untuk berkorespondensi dalam organisasi.

Anggaran Dana

Rp 100.000,00

Penanggung Jawab

Sugesti

Parameter Keberhasilan

HMDA 2011 menjalankan korespondensi dalam berorganisasi sesuai dengan standarisasi yang ada.

IV.        Pengelolaan Sistem Administrasi Organisasi

Tujuan Kegiatan

Menginventarisasi surat masuk dan surat keluar serta pamphlet masuk dan pamphlet keluar.

Pelaksanaan Kegiatan

Setiap terdapat surat masuk dan keluar serta pamphlet masuk dan keluar.

Bentuk Kegiatan

Merekap surat masuk dan keluar serta pamphlet masuk dan keluar dalam lingkup HMDA.

Anggaran Dana

-

Penanggung Jawab

Sekretaris 1

Sekretaris 2

Parameter Keberhasilan

Surat masuk dan keluar serta pamphlet masuk dan keluar terdata dan terarsip dengan rapi.

V.            Mengelola Sistem Administrasi Fisik Kesekretariatan

Tujuan Kegiatan

Menjaga Ketertiban Pengelolaan Inventarisasi dan Kesekretariatan.

Pelaksanaan Kegiatan

Setiap Pelaksanaan Rapat

Bentuk Kegiatan

Pengadaan:

1.    Agenda Rapat

2.    Time Line

3.    Pengecekan dan pendataan proposal

4.    Pendataan dan pengelolaan inventarisasi  kesekretariatan.

Anggaran Dana

-

Penanggung Jawab

Sugesti

Parameter Keberhasilan

Terpenuhinya kebutuhan kesekretariatan untuk menunjang kelancaran kegiatan HMDA.

VI.          Rapat Koordinasi Sekretaris Departemen

Tujuan Kegiatan

Mengkoordinasi kesekretariatan tiap departemen.

Pelaksanaan Kegiatan

Setiap akhir bulan selama kepengurusan.

Bentuk Kegiatan

1.    Rapat rutin sekretaris dari pengurus harian dengan sekretaris   tiap departemen

2.     Pendataan File kegiatan Departemen

Anggaran Dana

-

PenanggunJawab

Sekretaris I

Sekretaris II